Aide — Henry360 · Organisation des Expositions

Commissaire : tout commence dans les Favoris de Henry360

Votre sélection initiale se prépare dans votre compte Henry360. Elle est ensuite importée dans Organisation des Expositions par le responsable habilité de l’association.

1 · Constituer votre listeDans Henry360, recherchez les œuvres et ajoutez celles qui vous intéressent à vos Favoris pour l’exposition.

2 · Prévenir le responsableSignalez que votre liste est prête. Le responsable récupère le paquet d’import et charge la sélection dans Organisation des Expositions.

3 · Préparer l’expositionRetrouvez vos œuvres, ajustez leur choix, leurs pièces et vos commentaires. Les corrections manuelles restent repérables.

4 · Compléter la sélectionPour ajouter une œuvre ultérieurement, ajoutez-la aux Favoris Henry360 puis prévenez le responsable pour un nouvel import.

Une œuvre n’est finalement pas retenue ? Passez-la au statut Retirée dans Organisation des Expositions. Conservez-la dans la liste de Favoris destinée à l’exposition : l’historique et les échanges restent ainsi suivis. Le commissaire n’ajoute pas directement de fiche œuvre dans cette application.

Se connecter et se repérer

Ouvrez le lien reçu par courriel, puis saisissez votre adresse électronique et votre mot de passe. Avec un mot de passe provisoire, une page vous demande de choisir un mot de passe personnel avant d’accéder aux données.

Choisissez ensuite votre exposition dans la liste en haut. Les écrans et actions disponibles dépendent de vos droits. Le bouton Menu alterne entre menu complet, icônes et menu caché. Le bouton Aide reste accessible dans la barre supérieure.

Le tableau de bord permet de repérer les œuvres à préparer, les choix finaux et les fiches corrigées. Cliquez sur un indicateur pour ouvrir la liste correspondante. Pour changer votre mot de passe, utilisez Mon mot de passe.

Suivre les œuvres

Dans Œuvres, recherchez par code, titre, technique ou type de fiche. Un filtre Type de fiche permet d’afficher uniquement les Peintures, Illustrations, Céramiques, etc. présents dans l’exposition. Vous pouvez préciser le choix, affecter une pièce, demander un encadrement et ajouter un commentaire pour l’exposition, selon vos droits.

Action	Résultat
Choix final	L’œuvre fait partie de la sélection finale.
Retirée	L’œuvre quitte la préparation active ; sa fiche reste conservée.
Modifier la fiche complète	Permet notamment de corriger les dimensions. Les données générales de l’œuvre sont communes aux expositions qui l’utilisent.
Valeur sur fond jaune	Signale une correction manuelle, protégée lors des imports suivants.
Rétablir la source	Restaure la dernière valeur Henry360 connue et retire la protection du champ.
Réautoriser Henry360	Garde la valeur actuelle et permet au prochain import non vide de la remplacer.

La Vue par pièce aide à préparer la mise en espace. Sans dimensions exploitables, le format affiché reste estimatif. La case Encadrer exprime une demande ; elle ne signifie pas que le travail est réalisé.

À la fin de l’exposition, le responsable peut exporter les corrections pour leur réintégration dans Henry360. Cette réintégration est effectuée séparément.

Coordonnées et accords

Dans la Vue commissaire, les coordonnées d’un collectionneur apparaissent si leur transmission a été autorisée pour cette exposition et si votre compte dispose du droit nécessaire.

L’accord de transmission des coordonnées ne vaut pas accord de prêt de l’œuvre. L’accord de conservation des coordonnées dans le système d’information de l’association constitue une réponse distincte.

Le gestionnaire suit les prises de contact, les réponses et les relances. Après l’envoi réel d’un message dans sa messagerie, il confirme l’envoi dans l’application. La simple préparation d’un message ne prouve pas son envoi.

Pour l’administrateur

Utilisateurs et droits par exposition

Dans Commissaires et utilisateurs, créez le compte, indiquez son nom, son adresse et son rôle, puis attribuez ses droits pour chaque exposition. Le tableau affiche désormais le nom de l’utilisateur et son code. Un rôle ne remplace pas un accès à l’exposition.

Courriel de connexion

Sur la ligne d’un utilisateur actif, cliquez sur Courriel de connexion. Saisissez son mot de passe actuel si vous le connaissez : il sera vérifié. Sinon, choisissez un nouveau mot de passe provisoire et confirmez le remplacement. L’ancien mot de passe cesse de fonctionner et l’utilisateur doit choisir le sien à la première connexion.

Le message comprend le lien, l’identifiant, le mot de passe et une courte présentation. Relisez-le puis ouvrez votre messagerie, copiez le texte ou téléchargez le brouillon Outlook. L’envoi se fait dans votre messagerie. Pour votre propre compte, changez votre mot de passe avec Mon mot de passe.

Organisateurs

Le bouton Organisateurs ouvre la liste commune. Les noms déjà utilisés sont repris automatiquement. Vous pouvez ajouter, renommer, désactiver ou réactiver un organisateur. Le formulaire d’exposition propose cette liste déroulante.

Une désactivation conserve les affectations existantes. Un renommage s’affiche aussi dans les anciennes expositions. La gestion de cette liste est réservée aux administrateurs.

Corriger un mauvais import en conservant les réponses

Dans Œuvres, l’administrateur habilité peut ouvrir Corriger un mauvais import. Cochez les œuvres ajoutées par erreur à l’exposition, indiquez le motif puis confirmez leur retrait. Une recherche par code ou titre aide à les retrouver.

Les œuvres quittent les listes de préparation et les compteurs de cette exposition. Leurs fiches, photos et liens avec les autres expositions restent conservés. Le retrait est daté et attribué dans l’historique.

Les réponses des collectionneurs sont conservées. Dans Collectionneurs, choisissez Historique hors sélection pour consulter les réponses et les preuves d’un collectionneur qui n’a plus d’œuvre retenue. Le bouton Historique des réponses présente aussi les réponses antérieures annulées et les décisions successives.

Pour réintroduire une œuvre, ouvrez Œuvres retirées après erreur, cochez-la et choisissez Restaurer. Un réimport la laisse hors sélection jusqu’à cette restauration explicite. Le choix et la pièce précédents sont conservés.

Cette opération corrige la sélection ; elle n’annule pas les changements déjà importés dans les caractéristiques générales d’une œuvre. Les liens de réponse envoyés restent valables : utilisez Révoquer le lien si un contact ne doit plus répondre. Les tâches de report dans Assoclub restent à traiter.

Questions fréquentes

Je ne vois pas mon exposition.

Vérifiez l’exposition choisie en haut de page. Si elle manque, demandez au responsable de vérifier votre accès, sa période de validité et le statut de l’exposition.

Mon mot de passe est oublié.

Contactez l’administrateur. Il peut préparer un courriel avec un nouveau mot de passe provisoire. Un mot de passe ancien ne peut pas être relu dans l’application.

Une fiche a changé depuis son ouverture.

Une autre personne a enregistré une modification. Conservez votre texte à reporter, actualisez puis reprenez les changements nécessaires. Cela évite d’écraser son travail.

Les coordonnées sont masquées.

Un accord de transmission ou un droit peut manquer. Prévenez le gestionnaire pour qu’il vérifie la situation du collectionneur pour cette exposition.

Une nouvelle œuvre manque dans la sélection.

Vérifiez sa présence dans vos Favoris Henry360 et prévenez le responsable. L’ajout aux Favoris ne déclenche pas automatiquement un import.

La nouvelle version ne s’affiche pas.

Rechargez la page avec Ctrl + F5, puis reconnectez-vous si nécessaire. La version 7.1.5 apparaît dans le menu complet.